Sygnaliści
Zgłaszanie naruszeń prawa oraz obowiązujących procedur i standardów etycznych w Banku Spółdzielczym w Kątach Wrocławskich
1. Bank Spółdzielczy w Kątach Wrocławskich, kieruje się w swojej działalności wysokimi standardami etycznymi wynikającymi w szczególności z przepisów prawa, rekomendacji organów nadzorczych, regulacji wewnętrznych oraz wartościami etycznymi. Bank, jako instytucja zaufania publicznego, przykłada szczególną wagę do zapewnienia przestrzegania prawa, uszanowania obowiązujących standardów rynkowych, przestrzegania procedur wewnętrznych zapewniających rzetelność działania, a także dąży do rozwijania wartości etycznych, takich jak lojalność, uczciwość, otwartość, wzajemne zaufanie, odpowiedzialność i profesjonalizm wykonywania obowiązków, z zachowaniem należytej rzetelności i staranności oraz oczekuje od swoich pracowników postępowania zgodnego z tymi wartościami.
2. Bank nasz, w tym wszyscy jego Pracownicy, mają obowiązek przestrzegania standardów, o których mowa w powyżej. Istotnym elementem wsparcia tego procesu jest umożliwienie zgłaszania podejrzenia naruszenia, bez obawy wystąpienia działań odwetowych w stosunku do zgłaszającego sygnalisty.
3. W Banku została opracowana procedura wewnętrzna („Procedura anonimowego zgłaszania naruszeń prawa oraz obowiązujących w Banku Spółdzielczym w Kątach Wrocławskich procedur i standardów etycznych”), która określa sposób postępowania w przypadkach zgłaszania przez sygnalistów naruszeń prawa oraz obowiązujących procedur i standardów etycznych, w tym również rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz obowiązujących w Banku regulacji wewnętrznych i standardów etycznych. Procedura nie obejmuje swoim zakresem sytuacji, które zostały zidentyfikowane w wyniku kontroli wewnętrznej, a także rozpatrywania skarg i reklamacji klientów oraz zgłoszenia standardowych przypadków oszustw zewnętrznych (tj. m.in. oszustwa kartowe i kredytowe, phishing), które są procesowane i raportowane w ramach odrębnych procedur Banku.
4. Sygnalista, czyli osoba dokonująca zgłoszenia, to osoba fizyczna, która zgłasza informacje na temat rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń prawa, procedur i standardów etycznych, w tym przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, będąca pracownikiem Banku, jak również inną osobą, która wykonuje lub wykonywała czynności na rzecz Banku na innej podstawie niż stosunek pracy, niezależnie od zajmowanego przez nią stanowiska, pełnionej funkcji lub formy zatrudnienia lub współpracy.
Zasady zgłaszania naruszeń
1. Osoby, które mają uzasadnione podstawy lub podejrzenia, iż miało lub mogło mieć miejsce naruszenie związane z działalnością Banku lub pełnieniem obowiązków służbowych przez pracownika Banku lub członka Zarządu Banku, powinny dokonać niezwłocznego zgłoszenia.
2. Sygnalista może dokonać zgłoszenia za pomocą specjalnego, niezależnego i autonomicznego kanału komunikacji zapewnianego przez Bank. Głównymi elementami systemu, przedstawionymi w procedurze wewnętrznej Banku, są m.in. kanały zgłaszania naruszeń udostępnione Pracownikom i zewnętrznym stronom trzecim, standardowe postanowienia zapewniające spójne traktowanie zgłoszeń naruszeń, zasady ochrony poufności i osób, których dotyczą.
3. Kanał komunikacji zapewnia odpowiednie:
1) środki i procedury komunikacji, które zapewniają poufność sygnaliście, także pomocnikom sygnalisty;
2) ochronę danych osobowych sygnalisty, a także pomocników sygnalisty oraz osób powiązanych z sygnalistą;
3) ochronę danych osobowych innych osób, w tym osób posądzanych o naruszenie, a także osób udzielających wyjaśnień w toku działań następczych.
4. Zgłoszenia powinny zawierać:
1) informacje na temat osoby, której dotyczy zgłoszenie (tzn. osoby naruszającej lub podejrzewanej o dokonanie naruszenia);
2) informacje o miejscu (np. placówka Banku) oraz czasie w jakim występowało naruszenie;
3) dane innych osób, które mają lub mogą mieć związek ze zgłoszeniem, np. mogących udzielić wyjaśnień;
4) wszelkie inne informacje mające związek ze zgłoszeniem, umożliwiające wyjaśnienie zgłoszenia;
5) dane sygnalisty, o ile nie jest to zgłoszenie anonimowe;
6) na życzenie sygnalisty - adres do kontaktu, np. prywatny, anonimowy adres e-mail lub adres pocztowy do sygnalisty, na jaki będzie kierowana informacja zwrotna,
5. Brak pełnych informacji, o których mowa powyżej, nie oznacza, że sygnalista nie może dokonać zgłoszenia. Postępowanie wyjaśniające będzie prowadzone także w przypadku zamieszczenia w zgłoszeniu niepełnej informacji, o ile w wyniku analizy przekazane informacje będą uznane za wystarczające do rozpoczęcia procesu wyjaśniającego.
Dostępne kanały zgłoszeń
1. Bank zapewnia sygnaliście dokonanie zgłoszenia ustnie i pisemnie. Zgłoszenie ustne może być dokonane na wniosek osoby dokonującej zgłoszenia, za pomocą bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku, z zachowaniem zasad poufności. Zgłoszenie pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.
2. Sygnalista, według swojego uznania, może dokonywać zgłoszeń:
1) elektronicznie, kierowanych z prywatnego, dedykowanego adresu e-mail na adres
2) pisemnie, na adres: Bank Spółdzielczy w Kątach Wrocławskich 55-080 Kąty Wrocławskie ul. Rynek 4 w zamkniętej kopercie opatrzonej klauzulą „Poufne banku” adresowanej do Prezesa Zarządu z dodaniem dopisku „do rąk własnych”, a w przypadku zgłoszenia dotyczącego członka Zarządu, adresowanej do Przewodniczącego Rady Nadzorczej, z dopiskiem „do rąk własnych”,
3) osobiście, poprzez zgłoszenie chęci bezpośredniego spotkania jedną z dróg wskazanych powyżej i opisanych w procedurze.
3. Przyjęcie zgłoszenia jest potwierdzane sygnaliście na podany przez niego adres do kontaktu w ciągu 7 dni od przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.